W większości przedsiębiorstwach praca poszczególnych działów opiera się na osobnych programach, niepołączonych ze sobą w żaden sposób. Zespół sprzedaży korzysta z innego oprogramowania niż dział obsługi klienta, a magazyn jest obsługiwany przez inny program niż proces produkcji. Informacje z każdego obszaru są gromadzone w osobnych bazach danych, co przyczynia się do nieefektywnego zarządzania.

Problemy występujące w organizacji bez zintegrowanego systemu informatycznego:

• brak jednolitych danych,
• utrudniona współpraca międzydziałowa,
• częste występowanie błędów,
• brak automatyzacji powtarzalnych procesów,
• rzadkie synchronizacje danych – praca w oparciu o nieaktualne dane,
• konieczność obsługi przepływu danych i informacji pomiędzy poszczególnymi programami.

System ERP (ang. Enterprise Resource Planning) jest oprogramowaniem do zarządzania przedsiębiorstwem, a dosłownie do planowania zasobów przedsiębiorstwa. Działa w oparciu o jedną bazę danych, w której są gromadzone i przetwarzane dane i informacje ze wszystkich obszarów działalności przedsiębiorstwa – np. obsługa klienta i sprzedaż, produkcja, logistyka i magazyny, finanse i księgowość itd.

Oprogramowanie obejmuje również funkcjonalności, które pozwalają na obsłużenie wszystkich tych obszarów. Oznacza to, że zarówno handlowcy, pracownicy działu księgowości, jak i magazynu korzystają z tego samego oprogramowania – choć oczywiście mają różne poziomy dostępów. Jednak dzięki temu, że wszystkie dane są przechowywane w jednym miejscu, wszyscy pracownicy mają dostęp do zintegrowanych i aktualnych danych.

W organizacji następuje płynny przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi działami, a wiele procesów jest wykonywanych automatycznie przez oprogramowanie.

Współczesne systemy ERP dostarczają zaawansowane funkcje, związane z technologią uczenia maszynowego czy analityki biznesowej. Wywodzą się jednak z powstałych po II wojnie światowej systemów MPR – planowanie zapotrzebowania materiałowego. To oprogramowanie przeznaczone do obsługi produkcji. Obejmuje funkcjonalności w zakresie struktury wyrobu, stanów zapasów magazynowych, a także bieżących procesów związanych z obsługą zamówień oraz planu produkcji. W fazie dynamicznego rozwoju warto myśleć o przyszłej strukturze przedsiębiorstwa i zadbać o zintegrowany system informatyczny. Wdrażając system ERP, wspomagasz swoją firmę w jej rozwoju. Narzędzie pozwoli na zarządzanie całością przedsiębiorstwa. Wraz z jego rozwojem może być rozwijane oprogramowanie ERP i dopasowywane do pojawiających się potrzeb.